Koop je een appartement, dan wordt je minstens één keer per jaar uitgenodigd op de Algemene Vergadering van de mede-eigenaars. Wat moet je daarvan weten?

Je aanwezigheid op de algemene vergadering is niet verplicht. Toch ga je er maar beter heen. De belangrijke beslissingen binnen een appartementsgebouw worden namelijk genomen door de algemene vergadering. Het kan bv. gaan over de gunning van belangrijke werken aan aannemers, het goedkeuren van de jaarlijkse rekeningen, het wijzigen van het reglement van inwendige orde, de aanstelling van een nieuwe syndicus, enz.

Kan je niet gaan, geef dan een volmacht. Laat daarbij aan je volmachtdrager weten wat en hoe die precies moet stemmen. Die instructies kan je op papier zetten zodat er geen discussie over kan bestaan. Je kan zowel een mede-eigenaar als bepaalde andere personen (zoals bv. één van je kinderen of je echtgenoot) aanduiden als gevolmachtigde. Het reglement van mede-eigendom kan voorschrijven dat je op voorhand de syndicus moet verwittigen als je een volmacht geeft. Aan de syndicus zelf kan je geen volmacht geven.

Er zijn grenzen aan het aantal volmachten dat iemand kan krijgen. Een gevolmachtigde mag in principe maximaal drie volmachten krijgen met in totaal maximum de helft van het totaal van de stemmen waarover de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars beschikken. Meer dan drie volmachten kunnen enkel als ze samen maximum 10 % van de stemmen vertegenwoordigen.

De agenda

De syndicus bezorgt je minstens 15 dagen voor de vergadering de agenda daarvan. Alleen de zaken die op die agenda staan kunnen behandeld worden. Het is niet mogelijk nog andere zaken op de agenda te brengen. Op heel wat agenda’s staat een punt ‘varia’. Wat hierbij kan besproken worden moet ook al in de oproeping worden gedetailleerd. Het gaat dus niet op onder die noemer van alles en nog wat te behandelen. Bij de uitnodiging kunnen documenten zitten (bv. offertes van aannemers) die bepaalde agendapunten verduidelijken. Er kan ook worden aangegeven hoe je sommige andere documenten op voorhand kan inzien. Neem deze documenten op voorhand door zodat je voldoende voorbereid bent op de vergadering.

Wil je zelf een agendapunt op de vergadering brengen, dan kan je dat aan de syndicus laten weten. Je kan dat doen tot drie weken voor de eerst mogelijke datum van de algemene vergadering.

Stemmen

Op de vergadering wordt over de verschillende agendapunten gestemd. In heel wat gevallen gebeurt dit met een gewone meerderheid van stemmen. Voor sommige beslissingen is een ruimere meerderheid vereist. Het is aangewezen om in het reglement van mede-eigendom (en desgevallend in de wet) na te gaan of er voor bepaalde punten die op de agenda staan geen specifieke meerderheden vereist zijn.

Opdat de algemene vergadering geldig zou kunnen beraadslagen moeten minimaal 50 % van de eigenaars en 50 % van de stemmen vertegenwoordigd zijn en dit bij aanvang van de vergadering. De vergadering kan eveneens geldig beslissen als de aanwezige eigenaars meer dan ¾ e van de stemmen bezitten, ook al zijn ze niet met de helft. Zijn er onvoldoende aanwezigen dan moet een nieuwe vergadering worden bijeengeroepen. Die kan ongeacht het aantal aanwezigen doorgaan.

Notulen

De syndicus stelt de notulen op van de vergadering. Dit is een verslag van wat er op de vergadering werd beslist en besproken. De syndicus stelt de notulen normaal tijdens de vergadering op. Hij leest ze op het einde van de vergadering voor en laat ze tekenen. Lees de notulen grondig na voor je ze tekent. Staan er zaken in die niet juist zijn merk dat dan op en vraag de syndicus één en ander aan te passen. Vervolgens worden de notulen binnen de 30 dagen in een register opgenomen en meegedeeld aan de mede-eigenaars.

Heb je bij de beslissingen en/of notulen van de algemene vergaderingen opmerkingen of ben je het er niet mee eens dan kan je onder bepaalde voorwaarden binnen de vier maanden naar de vrederechter stappen.